Le dieci regole d’oro per gestire le email! @KristinZhivago

Come usare al meglio la tecnologia senza farsi usare dalla stessa. Kristin Zhivago propone un decalogo, tradotto e adattato (soprattutto per gli acronimi!).

Messaggi troppo lunghi, senza un chiaro oggetto, l’uso dell’email come messaggio verbale casuale (già che la vedo, sappia che …) creano difficoltà di comunicazione e determinano una sostanziale inutilità del mezzo.

Come premessa va detto che bisogna usare bene il cervello quando si scrive l’oggetto del messaggio. Anche quando si risponde a una email con un determinato oggetto, se necessario bisogna cambiarlo!

Le dieci regole d’oro

  1. Se si può sintetizzare il messaggio nell’oggetto, fatelo e concludete con FDM (fine del messaggio): esempio, “Avanti con il piano B – FDM”.
  2. Non mescolate messaggi di informazione, discussione, istruzione e usate gli acronimi appropriati  alla fine dell’oggetto: esempio, PVI (per vostra informazione); DISC (discussione); FARE (quando si danno istruzioni).
  3. Non scrivete mai qualcosa di spiacevole su di una persona.
  4. Considerate quando si deve smettere di mandarsi email ed è l’ora di convocare una riunione o prendere il telefono.
  5. Rispondete sempre, anche solo con una email con il solo oggetto: esempio, “Ricevuta la proposta, grazie, ci aggiorniamo – FDM”
  6. Non “pensate ad alta voce” che cosa devono fare i vostri collaboratori: meglio convocare una riunione o dare istruzioni (FARE) precise. Lavoreranno meglio!
  7. Scrivete istruzioni molto sintetiche e logiche.
  8. Usate in modo coerente l’oggetto del messaggio: esempio, citate il titolo del progetto seguito dal messaggio vero e proprio.
  9. Non cliccate il tasto “rispondi a tutti” se non ce n’è l’esigenza reale.
  10. Pensate al vero messaggio che arriva al destinatario prima di inviare il messaggio che voi avete pensato di scrivere!

Sintesi degli acronimi proposti: FDM = fine del messaggio; PVI = per vostra informazione; DISC = discussione; FARE = da fare

 

Post originale e relativi commenti: http://www.revenuejournal.com/blog/ten-golden-rules-managing-email

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